Tilitoimiston vaihtaminen, Näin se onnistuu helposti yhdessä viikossa

Moni yrittäjä jää huonon tilitoimiston vangiksi siksi, että vaihto tuntuu hankalalta. "Pitää odottaa tilikauden vaihtumista", "aineiston siirto on monimutkaista", "menetän oikeudet Verohallinnossa". Nämä ovat myyttejä. Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu milloin tahansa ja yhdessä viikossa, kun se hoidetaan oikein.

Tässä artikkelissa käymme läpi täsmälleen mitä tapahtuu, kun vaihdat tilitoimistoa, mitä sinun pitää tehdä itse, ja mitä uusi tilitoimisto hoitaa puolestasi.

1. Miksi vaihtaa tilitoimistoa?

Yleisimmät syyt, joista olemme kuulleet asiakkailtamme:

• Hinta noussut yllättäen, Tilitoimisto on nostanut hintaa ilman selkeää perustetta, ja kuukausilasku on yhtäkkiä 1,5x suurempi.
• Henkilökohtainen palvelu kadonnut, Yritys on kasvanut, ja sinusta on tullut numero jonossa. Yhteyshenkilö vaihtuu jatkuvasti.
• Hidas vastaaminen, Sähköposteihin vastataan päivien viiveellä, ja silloin kun tarvitset apua, kukaan ei vastaa.
• Virheitä, Veroilmoituksessa virheitä, ALV-laskelmissa epäselvyyksiä, tilinpäätös myöhässä. Joudut itse korjailemaan tilannetta.
• Vanhentuneet työkalut, Edelleen excel-pohjaiset raportit, ei mobiili-appia, ei reaaliaikaista näkymää talouteesi.
• Ei verosuunnittelua, Pelkkää mekaanista kirjaamista, ei aktiivista neuvontaa miten säästää veroja laillisesti.

2. Voiko vaihtaa kesken vuoden?

Kyllä, ehdottomasti. Tämä on yleisin myytti. Kirjanpidolle ei ole mitään lakisääteistä syytä, miksi vaihtoa pitäisi tehdä juuri tilikauden vaihteessa. Voit vaihtaa milloin tahansa, ja kirjanpito jatkuu katkeamatta.

Joitain tilanteita, joissa vaihto on erityisen ajankohtainen:

• Heti, kun nykyinen tilitoimisto on tehnyt vakavan virheen
• Heti, kun hinta nousee yllättäen, odota kuukausi, vaihda
• Tilikauden alussa (jos haluat puhtaan rajan)
• Ennen ALV-ilmoituksen deadlinea (jotta uusi tilitoimisto ehtii hoitaa sen)

3. Miksi syksy 2026 on monelle paras hetki vaihtaa?

Vaihtaa voi milloin vain, mutta jos mietit ajankohtaa, syksyllä on kolme etua puolellaan.

Tilinpäätös hoituu alusta loppuun uudessa toimistossa

Useimmilla yrityksillä tilikausi on kalenterivuosi. Kun vaihdat syys-marraskuussa, uusi kirjanpitäjä ehtii ottaa aineiston haltuun ja oppia yrityksesi ennen tilikauden päättymistä. Silloin tilinpäätös ja veroilmoitus tehdään yhdessä paikassa, eikä vastuu jakaudu kahden toimiston välille. Tammikuussa vaihtaessa vanha toimisto tekee usein vielä tilinpäätöksen, ja maksat kahdesta paikasta pidempään.

Hinnoittelukierrokset osuvat vuodenvaihteeseen

Moni tilitoimisto tarkistaa hintojaan vuodenvaihteessa, ja korotusilmoitus tulee tyypillisesti loppuvuodesta. Kun kilpailutat kirjanpitosi jo syksyllä, näet oman sopimuksesi ja markkinahinnan rinnakkain ennen kuin sitoudut taas vuodeksi eteenpäin. Meidän hinnastomme on julkinen: kirjanpito alkaa toiminimelle 89 €/kk ja osakeyhtiölle 149 €/kk, hinnat alv 0 %.

Verosuunnittelu ehtii vielä vaikuttaa tähän tilikauteen

Osakeyhtiön tulos verotetaan 20 prosentin yhteisöverolla, ja moni tulokseen vaikuttava ratkaisu (hankintojen ajoitus, palkan ja osingon suhde) pitää tehdä ennen tilikauden viimeistä päivää. Kun uusi kirjanpitäjä tuntee lukusi jo syksyllä, näihin ehditään ottaa kantaa ajoissa. Tammikuussa se on tämän tilikauden osalta myöhäistä.

Helpoin tapa katsoa oma tilanteesi on sivustomme Vaihda tilitoimistoa -työkalu: vastaat muutamaan kysymykseen nykytilanteestasi, ja näet heti miten vaihto etenisi. Löydät työkalun jokaisen sivun vasemman alareunan napista sekä sivulta Vaihda tilitoimistoa.

4. Aikataulu, yhden viikon prosessi

Näin Tilitoimisto N.M hoitaa vaihdon yhdessä viikossa:

Päivä 1, Yhteydenotto ja kartoitus

Soitat meille tai täytät yhteydenottolomakkeen. Käymme 30-60 minuutin keskustelun, jossa selvitämme:

• Yritysmuoto, liikevaihto, työntekijämäärä
• Nykyinen kirjanpito-ohjelma ja siellä oleva data
• Syyt vaihdolle, että ymmärrämme mitä parantaa
• Tarvittavat palvelut: kirjanpito, palkanlaskenta, tilinpäätös, jne.

Saat selkeän tarjouksen vielä samana päivänä.

Päivä 2-3, Sopimus ja valtakirjat

Lähetämme sopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi (esim. Vismasignilla). Samalla saat valtakirjat OmaVeroon ja muihin viranomaisrekistereihin sähköisten oikeuksien siirtoa varten. Allekirjoitukset vievät 5 minuuttia.

Päivä 3-4, Ilmoitus vanhalle tilitoimistolle

Tämä on ainoa epämukava osa, mutta voimme auttaa sinua myös tässä. Lähetät vanhalle tilitoimistollesi lyhyen sähköpostin: "Päätän palvelusopimuksemme [päivämäärä]. Pyydän siirtämään kirjanpitoaineistot uudelle tilitoimistolleni Tilitoimisto N.M:lle, yhteyshenkilö nita@tilitoimistonm.fi". Sopimuksissa on yleensä 1 kuukauden irtisanomisaika, mutta vaihto voi alkaa heti, vain laskutus jatkuu vanhassa irtisanomisajan loppuun.

Päivä 4-6, Aineiston siirto

Vanha tilitoimisto luovuttaa kirjanpitoaineistosi (yleensä sähköisesti):

• Päiväkirjaviennit alkuvuodesta nykyhetkeen
• Avoimet myynti- ja ostolaskut
• Tasekirja ja tuloslaskelma viime tilikaudelta
• Pankkiyhteyksien tunnukset (jos käyttävät)
• Tositteet ja kuittikuva-arkistot

Me Tilitoimisto N.M:ssä lataamme nämä omaan järjestelmäämme, tarkistamme ne ja jatkamme kirjanpitoa siitä mihin vanhat jäivät.

Päivä 7, Sähköiset oikeudet ja jatko

Nita siirtää sähköiset oikeudet (Suomi.fi-valtuudet) Verohallintoon, työeläkeyhtiöihin ja Patentti- ja rekisterihallitukseen. Tämä tapahtuu yleensä 1 vrk:n sisällä.

Kirjanpito jatkuu katkotta. Et menetä yhtään päivää, et tositetta, et historiaa.

5. Mitä riskejä vaihtoon liittyy?

Rehellinen vastaus: hyvin vähän, kun se hoidetaan oikein. Mahdollisia kompastuskiviä:

• Kaksi tilitoimistoa irtisanomisajalla: Maksat kuukauden ajan kahdelle tilitoimistolle. Tämä on usein 200-500 €. Tilitoimisto N.M:n tapauksessa sinä säästät tämän takaisin jo seuraavassa kuukaudessa edullisemmalla hinnoittelulla.
• Tositeaukko: Jos vanha tilitoimisto on hidas luovuttamaan aineistoa, voi tulla 1-2 vrk:n aukko jossa kirjanpito ei ole täysin ajan tasalla. Tämä korjautuu heti kun aineisto saapuu.
• Käyttäjäoikeudet: Jos olet käyttänyt kirjanpitäjän omaa ohjelmaa (esim. heidän omia tunnuksia), menetät pääsyn aiempaan dataan. Tämän takia vaadi aina, että aineisto luovutetaan sinulle myös sähköisesti omaan haltuusi.

6. Mitä uusi tilitoimisto hoitaa puolestasi?

Tilitoimisto N.M:n vaihtopalvelu sisältää ilman lisämaksua:

• ✅ Valtakirjapohjien laatiminen
• ✅ Yhteydenpito vanhaan tilitoimistoon aineiston siirrosta
• ✅ Aineiston tarkistus saapuessa (ettei mitään puutu)
• ✅ Sähköisten oikeuksien siirrot Verohallintoon, työeläkeyhtiöihin, PRH:hon
• ✅ Pankkiyhteyksien siirto omaan järjestelmäämme
• ✅ 1 kk:n "ylimääräinen apu" mahdollisten siirtoon liittyvien epäselvyyksien selvittämiseksi

7. Onko vaihto kannattavaa taloudellisesti?

Kyllä, lähes aina. Yksinkertainen laskenta: jos uuden tilitoimiston kuukausihinta on 50 € halvempi kuin vanhan, säästät 600 € vuodessa. Kuukauden irtisanomisajan kustannus (200-500 €) kuittautuu 4-10 kuukaudessa, ja sen jälkeen kaikki säästö on puhdasta voittoa.

Lisäksi parempi tilitoimisto tuo tyypillisesti 300-800 € vuosittaisia verosäästöjä ammattimaisen verosuunnittelun kautta. Vaihto on yksi parhaista taloudellisista päätöksistä, joita pienyrittäjä voi tehdä.

8. Vaihtajan tarkistuslista

Kun päätös on tehty, käy tämä lista läpi. Suurin osa kohdista on uuden tilitoimiston työtä, sinun osuutesi on merkitty erikseen.

• Sinä: tarkista vanhan sopimuksen irtisanomisaika (yleensä 1 kuukausi).
• Sinä: pyydä uudelta toimistolta kirjallinen tarjous ja varmista mitä hintaan sisältyy. Meillä sen näet suoraan hinnastosta.
• Sinä: allekirjoita uusi sopimus ja valtakirjat sähköisesti (noin 5 minuuttia).
• Sinä: lähetä vanhalle toimistolle lyhyt irtisanomisviesti. Saat meiltä valmiin pohjan, ja hoidamme jatkoyhteydenpidon.
• Uusi toimisto: pyytää ja tarkistaa kirjanpitoaineiston (viennit, avoimet laskut, viime tilikauden tilinpäätös, tositearkisto).
• Uusi toimisto: siirtää Suomi.fi-valtuudet Verohallintoon, työeläkeyhtiöön ja PRH:hon.
• Uusi toimisto: kytkee pankkiyhteydet ja jatkaa kirjanpitoa katkotta siitä mihin vanha jäi.
• Yhdessä: varmistetaan että seuraava ALV-ilmoitus ja muut määräajat ovat uuden toimiston kalenterissa.